Configuración de entidad
La entidad es el nivel organizativo superior de CheckBiz360: representa a la empresa que ha contratado el servicio y engloba sucursales, empleados y datos. Lo que se configura aquí actúa como referencia para toda la estructura.
Se accede desde Entidad en el menú lateral, y la pantalla está organizada en seis pestañas.
Las seis pestañas
| Pestaña | Qué contiene |
|---|---|
| Datos de la Empresa | Nombre comercial, idioma principal, razón social, NIF/CIF, email de facturación y dirección |
| Entorno de trabajo | Cómo se llaman las cosas en su organización: por ejemplo, si sus centros se llaman *Sucursal*, *Proyecto* u *Obra* |
| Configurar Facturación | Métodos de pago de la cuenta |
| Suscripciones | Plan contratado y su estado |
| Facturas | Historial de facturación |
| Colaboradores | Usuarios con acceso al backoffice de esta entidad |
Datos de la Empresa y Configurar Facturación muestran un aviso visual mientras estén incompletas. No es decorativo: sin razón social y sin método de pago no se puede contratar el plan.
Entorno de trabajo
Antes se llamaba *Identidad visual*. Ya no configura colores ni imágenes: sirve para adaptar el nombre de los centros de trabajo al vocabulario de su organización. Si sus centros son proyectos u obras, el backoffice lo dirá así en el menú, en los listados y en las fichas —por ejemplo, «Detalles de Obra»—. Dejar el campo en blanco usa el nombre por defecto.
En esta misma pestaña está Conectar con Claude o ChatGPT: la dirección de conexión de su empresa y los pasos para añadirla a su asistente, de modo que pueda pedirle la semana, las altas y los cambios en sus propias palabras. Se explica en Su gestor operativo en Claude o ChatGPT.
Colaboradores
Los colaboradores son las personas con acceso al backoffice de la entidad, cada una con su rol: Propietario o Administrador. Se invitan por correo desde la pestaña Colaboradores.
- Invitación. Mientras la persona no entra, su invitación figura como *Pendiente a aceptar*. Se da por aceptada en cuanto inicia sesión con la entidad asignada; no depende de pulsar nada en la bienvenida.
- Quién gestiona. Invitar, cambiar el rol o retirar colaboradores lo hacen propietarios y administradores con acceso activo; una invitación sin aceptar o un acceso desactivado no permiten gestionar a nadie.
- El escalón de propietario. Solo un propietario puede nombrar a otro propietario o retirarlo.
- Nunca sin propietario. No se puede retirar al único propietario activo de la entidad: añada antes a otro propietario.
Retirar a un colaborador elimina sus permisos sobre la entidad y no se puede deshacer; para devolverle el acceso hay que invitarle de nuevo.
Datos de la empresa
| Campo | Obligatorio | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Nombre de la empresa | Sí | Denominación comercial, la que ve su equipo en la plataforma |
| Idioma principal | — | Español o inglés. Alemán y portugués están en desarrollo |
| Razón social | Sí | Denominación legal. Necesaria para contratar y para la documentación |
| NIF / CIF | — | Identificación fiscal de la entidad |
| Email de facturación | — | Dirección a la que llegan las facturas |
| Dirección | Sí | Domicilio de la empresa, elegido del buscador de direcciones. De ella salen las coordenadas y la zona horaria. No hay campo de ciudad aparte: la dirección normalizada ya la incluye |
No existe un campo de "sector de actividad": la plataforma no clasifica la entidad por sector ni ajusta nada en función de él.
Zona horaria
La zona horaria de la entidad se toma de su dirección y actúa como valor por defecto para las sucursales que no tengan una propia. Si toda su organización opera en el mismo huso, basta con dejar que las sucursales la hereden.
Seguridad
La verificación en dos pasos se activa por usuario y por empleado, no como política global de la entidad: cada ficha de empleado tiene su propia opción de 2FA, y cada usuario puede activarla desde el apartado de seguridad de su cuenta.
Si su organización necesita 2FA generalizado, actívelo empleado a empleado en su ficha. Consulte Autenticación en dos factores.
Facturación y suscripción
Desde Suscripciones el Owner consulta el plan contratado y su estado, y desde Facturas el historial. Los métodos de pago se gestionan en Configurar Facturación.
La facturación del plan Bronce es por empleado y mes: no hay un cupo de empleados incluidos que se pueda agotar. Consulte Planes, precios y funcionalidades.
Almacenamiento
Debajo de los módulos contratados, Suscripciones enseña el bloque Almacenamiento: lo que ocupa su empresa frente a los 2 GB incluidos, repartido entre documentos, tareas, firmas, informes y fotos del punto de fichaje, y lo que se facturaría este mes por encima de lo incluido.
La casilla Ampliar almacenamiento por encima de 2 GB viene marcada. Si la desmarca, no se cobra nada de más, pero al llegar a 2 GB no podrá subir más documentos. Al acercarse al límite, el bloque lo avisa. Ver Planes, precios y funcionalidades.
Cómo se propaga la configuración a las sucursales
Los valores de la entidad son la referencia que las sucursales heredan o sobrescriben:
- Entidad: define el valor global por defecto.
- Sucursal: si define el suyo, tiene prioridad.
- Empleado: si define el suyo, tiene prioridad sobre el de su sucursal.
Por ejemplo, con la entidad en Europe/Madrid y una sucursal en Canarias con Atlantic/Canary, esa sucursal usa la suya y el resto hereda Madrid. Lo mismo ocurre con el calendario: horario semanal, pausas y modalidad de jornada bajan en cascada por esos tres niveles.
Los datos fiscales y la facturación no tienen equivalente en la sucursal: son estrictamente globales.
Diferencia entre configuración de entidad y de sucursal
| Aspecto | Entidad | Sucursal |
|---|---|---|
| Alcance | Toda la organización | Un único centro de trabajo |
| Acceso | Owner | Owner y Manager |
| Parámetros exclusivos | Datos fiscales, entorno de trabajo, colaboradores, facturación y suscripción | Zona de chequeo y su radio |
| Herencia | Valor por defecto | Sobrescribe el de la entidad |
| Impacto de un cambio | Toda la organización | Solo ese centro y sus empleados |
La regla es sencilla: lo que afecta a la empresa como conjunto se configura en la entidad; lo que es propio de un centro, en la sucursal.
Cómo acceder
- Inicie sesión en el backoffice con una cuenta Owner.
- En el menú lateral, seleccione Entidad.
- Sitúese en la pestaña que necesite y modifique los parámetros.
- Guarde.
Firma electrónica
En la pestaña Entorno de trabajo hay un apartado Firma electrónica con el certificado de CheckBiz360 y los pasos para instalarlo en Acrobat Reader, para que los PDF firmados por sus trabajadores se vean en verde. Se explica en Acuse de recibo y firma electrónica.