Guía de inicio rápido

Siga los diez pasos en orden. Cada uno construye sobre el anterior.

Tiempo estimado: 10-15 minutos.

Prerrequisitos:

• Conexión a internet.
• Dispositivo Android (5.0 o superior) o iOS (13 o superior).
• Correo electrónico corporativo para la cuenta Owner.

La guía inicial del backoffice

Además de este artículo, el propio backoffice le acompaña la primera vez con una guía inicial narrada por Merlin. No es un tutorial aparte: cada paso le lleva a la pantalla real donde se hace la acción y le señala el control concreto.

La guía tiene cinco pasos:

1. Activa tu suscripción: datos fiscales de la empresa, forma de pago y elección del plan, en ese orden. Si falta algo, le lleva a la pantalla donde se completa.
2. El horario: se da por hecho cuando la semana tiene al menos un turno.
3. El centro de trabajo: dirección y zona de chequeo de la sucursal, con una sugerencia de 100 a 200 metros.
4. El primer empleado.
5. La prueba de fichaje: se da por hecha en cuanto existe un fichaje; si ya la hizo desde la app, puede marcarla como hecha.

Los dos primeros pasos bloquean: sin suscripción activa las pantallas de CheckBiz360 no se abren, y sin horario no se sabe si alguien llegó tarde o hizo horas de más. Mientras falten, aparece un aviso que no se puede cerrar, salvo en la pantalla donde se resuelven. El resto de pasos se pueden posponer y retomar desde el indicador de progreso.

La guía mira el estado real de la cuenta, no un contador: si el horario ya existe, ese paso no aparece; si alguien lo borra, vuelve. Solo la ven los propietarios de la entidad —no los administradores— y nunca quien todavía tiene una invitación sin aceptar. Al terminar, se despide y le propone seguir con tareas y documentos.

Los 10 pasos

Paso 1. Crear cuenta y entidad

Acceda a saas.encodebiz.com y regístrese con su correo corporativo, su teléfono y una contraseña, y supere el reto de verificación del formulario. Al enviarlo, el sistema le lleva directamente a la creación de la entidad: nombre de la empresa, razón social y dirección son obligatorios; el NIF y el email de facturación, opcionales.

La zona horaria se resuelve a partir de la dirección y sirve como valor por defecto para las sucursales.

Paso 2. Crear la primera sucursal con geocerca

Al activar el servicio se crea una primera sucursal con los datos de la empresa: abra su ficha y revise la dirección y la zona de chequeo. Si no aparece, entre en Sucursales y cree una:

• Nombre de la sucursal (por ejemplo, "Oficina Principal").
• Dirección completa del centro; de ella salen las coordenadas y la zona horaria.
• Zona de chequeo en metros: empiece por 100 si no tiene una referencia.

Guarde la sucursal.

Paso 3. Configurar el horario de la sucursal

Vaya a Horarios y sitúese en la pestaña Configuración general. El horario que defina ahí lo heredan todas las sucursales; si esta sucursal necesita uno distinto, se configura después en su ficha.

1. Active los días laborables (por ejemplo, lunes a viernes).
2. Establezca la hora de entrada y la de salida de cada día (por ejemplo, 09:00-17:00).
3. Elija la modalidad de jornada: estricta, si manda el horario oficial; flexible, si manda el tiempo realmente trabajado.
4. Pulse Guardar calendario.

Este horario es la referencia contra la que el sistema valida cada fichaje.

Paso 4. Crear el primer empleado

Entre en Empleados y cree uno nuevo con los datos obligatorios: nombre completo, correo electrónico, teléfono y tipo de relación (plantilla o colaborador).

Guarde. Después, desde la ficha del empleado, vincúlelo con la sucursal: es ahí donde se elige su responsabilidad —para este arranque, *worker*—, su puesto y su tarifa horaria.

Paso 5. El empleado recibe el correo de bienvenida

El sistema enviará automáticamente un correo al empleado con:

• El enlace para activar la cuenta y establecer su contraseña.
• Las instrucciones para descargar la app.

Paso 6. El empleado descarga la app CheckBiz360

El empleado descarga la aplicación desde la tienda oficial de su dispositivo:

• iOS: App Store — buscar "CheckBiz360".
• Android: Google Play — buscar "CheckBiz360".

La instalación tarda menos de un minuto en la mayoría de dispositivos con conexión WiFi.

Paso 7. El empleado inicia sesión en la app

Con la app instalada, el empleado:

1. Abre la app CheckBiz360.
2. Introduce su correo electrónico y la contraseña que estableció al activar la cuenta.
3. Selecciona la organización si aparece más de una (habitual cuando un empleado trabaja para varias empresas).
4. Accede a la pantalla principal de fichaje.

Paso 8. El empleado configura la autenticación en dos factores (2FA)

Aunque opcional, se recomienda activar el 2FA en el primer inicio de sesión. El empleado lo activa desde el apartado de seguridad de su perfil, siguiendo las instrucciones en pantalla para vincular su cuenta con una app de autenticación.

Paso 9. Primer fichaje de entrada desde la app

Con el empleado ya dentro de la sucursal o en sus proximidades:

1. El empleado abre la app CheckBiz360.
2. Pulsa el botón Fichar entrada.
3. La app valida la ubicación GPS frente a la geocerca de la sucursal.
4. Si la ubicación es correcta, el fichaje queda registrado y aparece un mensaje de confirmación.

Si la ubicación no es válida, la app indicará que el dispositivo está fuera del perímetro definido.

Paso 10. Verificar el registro en el backoffice

En el backoffice, entre en Asistencia.

Compruebe que:

• Aparece el registro del empleado con estado válido.
• La hora coincide con el fichaje realizado.

Si el registro aparece como fallido, el detalle indica el código del motivo —fuera de la zona de chequeo, fuera de horario— que puede consultar en Códigos de error completos.

Resultado al completar los 10 pasos

Al terminar esta guía, su cuenta de CheckBiz360 tiene:

• Una entidad y una sucursal configuradas.
• Un empleado activo con acceso a la app.
• El primer registro de asistencia validado y visible en el backoffice.

A partir de este punto, puede replicar el proceso para el resto de sucursales y empleados, o explorar los módulos avanzados: análisis de costes, informes de cumplimiento normativo y gestión documental.