Crear cuenta y configurar la entidad
Antes de que cualquier empleado pueda fichar hay que montar la estructura base de su organización en CheckBiz360. Es un proceso que se hace una sola vez y que deja los cimientos sobre los que se apoya todo lo demás: horarios, sucursales, empleados y políticas de control.
Este artículo recorre el camino desde el registro hasta tener la primera sucursal operativa y el primer empleado invitado.
Conceptos previos
Tres términos estructuran la plataforma:
- Entidad: su empresa. Contiene la configuración global —datos legales, idioma, dirección y zona horaria— que se aplica a toda la organización.
- Sucursal: cada unidad operativa (tienda, oficina, obra, proyecto). Hereda la configuración de la entidad, pero puede tener su propia zona horaria, zona de chequeo, horario y festivos.
- Empleado: se vincula a una o varias sucursales. En cada vinculación se define su responsabilidad, su puesto y su tarifa. Hereda el calendario de su sucursal, salvo que tenga uno propio.
Paso 1. Crear la cuenta
El registro se hace en el propio backoffice, en saas.encodebiz.com.
- Abra
saas.encodebiz.comen cualquier navegador. - Desde la pantalla de acceso, entre en el formulario de registro.
- Rellene los campos, todos obligatorios:
- Nombre completo
- Correo electrónico
- Teléfono
- Contraseña y su confirmación
- Acepte los términos y la política de privacidad.
- Envíe el formulario.
No hay paso intermedio de verificación por correo: al completar el registro, el sistema le lleva directamente a la pantalla de creación de la entidad.
Paso 2. Crear la entidad
Es la pantalla a la que llega justo después de registrarse. Si ya está dentro del backoffice, se accede desde Entidad en el menú lateral.
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Nombre de la empresa | Sí | Denominación comercial, la que verá su equipo en la plataforma |
| Idioma principal | — | Español o inglés. Alemán y portugués están en desarrollo |
| Razón social | Sí | Denominación legal, la que aparece en la documentación |
| Email de facturación | — | Dirección a la que se envían las facturas; se propone la de registro |
| NIF / CIF | — | Identificación fiscal de la entidad |
| Dirección | Sí | Domicilio de la empresa. Al seleccionarla se resuelven las coordenadas y la zona horaria, que actúa como valor por defecto para las sucursales que no tengan una propia |
Guarde para continuar.
Paso 3. Activar CheckBiz
Con la entidad creada, hay que activar el servicio. En el menú lateral, entre en CheckBiz y revise los planes disponibles.
Antes de contratar, el sistema comprueba dos requisitos y avisa si falta alguno, enlazando a la pantalla correspondiente:
- Datos de la empresa completos.
- Método de pago configurado.
Recuerde que la primera suscripción incluye 45 días de prueba. Consulte Planes, precios y funcionalidades.
Paso 4. Crear la primera sucursal
En el menú lateral, dentro de CheckBiz, entre en Sucursales y cree una.
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Nombre | Sí | Identificador de la unidad operativa: "Tienda Centro", "Oficina Madrid" |
| Dirección | Sí | El sistema la geocodifica para obtener las coordenadas y la zona horaria del centro |
| Zona de chequeo en metros | Sí | El radio dentro del cual se acepta un fichaje. Entre 50 y 200 metros según el tamaño del centro |
| NIF | — | Solo si el centro tiene identificación fiscal propia |
| Estado | — | Activa por defecto |
Guarde. Después podrá configurar su horario semanal desde Calendario.
Paso 5. Dar de alta al primer empleado
En Empleados, cree uno nuevo.
- Rellene los datos obligatorios: nombre completo, correo electrónico, teléfono y tipo de relación (interno o colaborador).
- Guarde. El sistema crea el perfil y envía automáticamente el correo de bienvenida con las instrucciones de activación.
- Abra la ficha del empleado y vincúlelo con la sucursal que acaba de crear. Es en esa vinculación donde se define su responsabilidad —worker, supervisor, manager u owner—, su puesto y su tarifa horaria.
Si el empleado no recibe el correo, revise el apartado correspondiente en Problemas frecuentes y soluciones.
Paso 6. Instalar la app
El empleado necesita la app de CheckBiz360 en su móvil para fichar. Está disponible sin coste para iOS y Android.
Al abrirla por primera vez, iniciará sesión con el correo y la contraseña que definió al activar su cuenta desde el correo de bienvenida.
Estado al finalizar
Al completar estos pasos su organización tiene:
- Una entidad con sus datos legales y su zona horaria.
- El servicio CheckBiz activo.
- Una sucursal operativa con su zona de chequeo.
- Un empleado dado de alta, vinculado a esa sucursal y con acceso a la app.
Desde aquí puede replicar los pasos 4 y 5 para el resto de centros y de personas, o pasar a la guía de inicio rápido para hacer el primer fichaje de prueba.