Crear cuenta y configurar la entidad
Antes de que cualquier empleado pueda fichar hay que montar la estructura base de su organización en CheckBiz360. Es un proceso que se hace una sola vez y que deja los cimientos sobre los que se apoya todo lo demás: horarios, sucursales, empleados y políticas de control.
Este artículo recorre el camino desde el registro hasta tener la primera sucursal operativa y el primer empleado invitado.
Conceptos previos
Tres términos estructuran la plataforma:
- Entidad: su empresa. Contiene la configuración global —datos legales, idioma, dirección y zona horaria— que se aplica a toda la organización.
- Sucursal: cada unidad operativa (tienda, oficina, obra, proyecto). Hereda la configuración de la entidad, pero puede tener su propia zona horaria, zona de chequeo, horario y festivos.
- Empleado: se vincula a una o varias sucursales. En cada vinculación se define su responsabilidad, su puesto y su tarifa. Hereda el calendario de su sucursal, salvo que tenga uno propio.
Paso 1. Crear la cuenta
El registro se hace en el propio backoffice, en saas.encodebiz.com.
- Abra
saas.encodebiz.comen cualquier navegador. - Desde la pantalla de acceso, entre en el formulario de registro.
- Rellene los campos, todos obligatorios:
- Nombre completo
- Correo electrónico
- Teléfono
- Contraseña y su confirmación
- Acepte los términos y la política de privacidad.
- Complete el reto de verificación que aparece en el formulario. Es una comprobación automática de Cloudflare que confirma que quien se registra es una persona; el botón de envío se activa al superarla.
- Envíe el formulario.
No hay paso intermedio de verificación por correo: al completar el registro, el sistema le lleva directamente a la pantalla de creación de la entidad.
Paso 2. Crear la entidad
Es la pantalla a la que llega justo después de registrarse. Si ya está dentro del backoffice, se accede desde Entidad en el menú lateral.
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Nombre de la empresa | Sí | Denominación comercial, la que verá su equipo en la plataforma |
| Idioma principal | — | Español o inglés. Alemán y portugués están en desarrollo |
| Razón social | Sí | Denominación legal, la que aparece en la documentación |
| Email de facturación | — | Dirección a la que se envían las facturas; se propone la de registro |
| NIF / CIF | — | Identificación fiscal de la entidad |
| Dirección | Sí | Domicilio de la empresa. Al seleccionarla se resuelven las coordenadas y la zona horaria, que actúa como valor por defecto para las sucursales que no tengan una propia |
Guarde para continuar.
Paso 3. Activar CheckBiz360
Con la entidad creada, hay que activar el servicio. En el menú lateral, entre en CheckBiz360 y revise los planes disponibles.
Antes de contratar, el sistema comprueba dos requisitos y avisa si falta alguno, enlazando a la pantalla correspondiente:
- Datos de la empresa completos.
- Método de pago configurado. Sin método de pago no se puede activar el servicio.
Añadir la tarjeta no genera ningún cargo, y tampoco hay cargo durante la prueba: la primera suscripción incluye 15 días de prueba, y si antes de que terminen decide no seguir, cancela la suscripción y no se le cobra nada. La tarjeta sirve también para confirmar que detrás de la cuenta hay una persona. Consulte Planes, precios y funcionalidades.
Una vez activado el servicio, las secciones de CheckBiz360 —Empleados, Sucursales, Horarios, Tareas, Documentos, Informes…— aparecen directamente en el menú lateral.
Paso 4. Crear la primera sucursal
Al activar el servicio, CheckBiz360 crea una primera sucursal con los datos de la empresa. Revise su dirección y su zona de chequeo desde su ficha. Si su cuenta no la tiene, o necesita más centros, en el menú lateral entre en Sucursales y cree una.
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Nombre | Sí | Identificador de la unidad operativa: "Tienda Centro", "Oficina Madrid" |
| Dirección | Sí | Se elige del buscador. El sistema obtiene las coordenadas y la zona horaria del centro, y rellena el país y el código postal |
| Zona de chequeo en metros | Sí | El radio dentro del cual se acepta un fichaje. Entre 50 y 200 metros según el tamaño del centro |
| NIF | — | Solo si el centro tiene identificación fiscal propia |
| Estado | — | Activa por defecto |
Guarde. Después podrá configurar su horario semanal desde Horarios.
Paso 5. Dar de alta al primer empleado
En Empleados, cree uno nuevo.
- Rellene los datos obligatorios: nombre completo, correo electrónico, teléfono y tipo de relación (plantilla o colaborador).
- Guarde. El sistema crea el perfil y envía automáticamente el correo de bienvenida con las instrucciones de activación.
- Abra la ficha del empleado y vincúlelo con la sucursal que acaba de crear. Es en esa vinculación donde se define su responsabilidad —worker, supervisor, manager u owner—, su puesto y su tarifa horaria.
Si el empleado no recibe el correo, revise el apartado correspondiente en Problemas frecuentes y soluciones.
Paso 6. Instalar la app
El empleado necesita la app de CheckBiz360 en su móvil para fichar. Está disponible sin coste para iOS y Android.
Al abrirla por primera vez, iniciará sesión con el correo y la contraseña que definió al activar su cuenta desde el correo de bienvenida.
Estado al finalizar
Al completar estos pasos su organización tiene:
- Una entidad con sus datos legales y su zona horaria.
- El servicio CheckBiz activo.
- Una sucursal operativa con su zona de chequeo.
- Un empleado dado de alta, vinculado a esa sucursal y con acceso a la app.
Desde aquí puede replicar los pasos 4 y 5 para el resto de centros y de personas, o pasar a la guía de inicio rápido para hacer el primer fichaje de prueba.