Preguntas frecuentes

Implementación y puesta en marcha

1. ¿Cuánto tiempo se tarda en poner en marcha CheckBiz360?

Una empresa puede tener la plataforma completamente operativa en menos de un día laborable. El proceso consiste en: crear la entidad, configurar las sucursales con sus coordenadas y horarios, dar de alta a los empleados e invitarles a descargar la app. Empresas con plantillas grandes o múltiples sucursales pueden requerir entre dos y cinco días para completar la configuración inicial, especialmente si se importan datos de un sistema anterior.

2. ¿Necesito instalar algo en los servidores de mi empresa?

No. CheckBiz360 es una plataforma completamente en la nube (SaaS). No requiere instalación de software en servidores propios, ni mantenimiento de infraestructura por parte de su empresa. El backoffice funciona desde cualquier navegador web moderno, y los empleados utilizan la app móvil disponible en App Store y Google Play.

3. ¿Qué pasa con los datos si cancelo mi suscripción?

Al cancelar, la suscripción permanece activa hasta la fecha de cancelación que muestra la propia tarjeta del plan en el backoffice: el servicio no se interrumpe en el momento de solicitarla. A partir de la baja efectiva, sus datos se conservan durante 90 días naturales, periodo en el que puede solicitar la exportación completa de sus registros. Transcurridos los 90 días se eliminan de forma definitiva conforme a la política de retención y al RGPD.

4. ¿Puedo importar los datos de mi sistema anterior?

CheckBiz360 acepta importaciones de datos de empleados en formato CSV. Si dispone de historiales de asistencia de un sistema previo, contacte con el equipo de soporte en hola@encodebiz.com para evaluar las opciones de migración según el formato de sus datos actuales. Las importaciones de datos históricos complejos pueden requerir un proceso de adaptación del fichero.

Cobertura y compatibilidad

5. ¿Funciona para empleados que trabajan en diferentes países?

Sí. CheckBiz360 soporta configuraciones multi-país. Cada sucursal puede tener su propia zona horaria, calendario efectivo con festivos locales y configuración de radio de fichaje. El sistema calcula correctamente los registros de jornada respetando la zona horaria de cada sucursal, independientemente de dónde esté hospedado el servidor.

6. ¿Los empleados pueden ver los datos de sus compañeros?

No. Cada empleado con rol Worker solo puede ver sus propios datos de asistencia, documentos y tareas desde la app. El sistema no permite a un Worker acceder al perfil, los fichajes ni los documentos de otro empleado. Los roles de Supervisor, Manager y Owner acceden a datos de varios empleados, siempre dentro de los límites de las sucursales que tienen asignadas.

7. ¿Se puede usar sin smartphone (empleados sin móvil)?

El fichaje mediante la app móvil es el método principal de CheckBiz360. Sin embargo, los responsables pueden registrar jornadas manualmente desde el backoffice para empleados que no dispongan de smartphone. Si toda o parte de la plantilla trabaja sin dispositivos móviles, contacte con soporte para conocer las opciones de registro alternativas.

8. ¿Qué ocurre si un empleado pierde su teléfono?

Si un empleado pierde su dispositivo, el Manager o Owner debe acceder al backoffice, ir al perfil del empleado y revocar el dispositivo perdido de la lista de dispositivos de confianza. Esto impide que cualquier persona que encuentre o robe el teléfono pueda realizar fichajes en nombre del empleado. A continuación, cuando el empleado tenga un nuevo dispositivo, el Manager puede autorizar el nuevo dispositivo desde el mismo panel.

Integraciones y compatibilidad técnica

9. ¿Se puede integrar con el software de nóminas?

Con el plan Empresarial, sí: incluye integraciones por webhook y desarrollos a medida contra sistemas de nóminas, ERP o CRM, que se acuerdan caso por caso. Con el plan Bronce puede exportar la asistencia en PDF o Excel (XLSX) y las tareas en Excel, y procesarlos en su software de nóminas. Si tiene una necesidad de integración concreta, contacte con soporte para evaluarla.

10. ¿La plataforma cumple con el RGPD?

Sí. CheckBiz360 trata los datos personales de los empleados de conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea. Los datos se almacenan en servidores ubicados dentro del Espacio Económico Europeo. Se aplican medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad de los datos, y la empresa cliente actúa como responsable del tratamiento, mientras que EncodeBiz actúa como encargado del tratamiento. El contrato de encargo de tratamiento está disponible bajo solicitud.

Gestión de asistencia

11. ¿Qué pasa si hay una jornada que no se registró correctamente?

El Manager o el Owner puede corregir cualquier jornada mediante la función de jornada manual, disponible en la sección de asistencia del backoffice. Esta función permite añadir un checkin o checkout retroactivo, corregir una hora registrada o añadir una jornada completa para un día en el que no hubo registro. Todas las correcciones manuales quedan registradas con el nombre del responsable que las realizó, la fecha de la modificación y el motivo.

12. ¿Se pueden configurar horarios diferentes para cada empleado?

Sí. CheckBiz360 permite configurar horarios y turnos a nivel de sucursal, y también excepciones a nivel de empleado individual. Si un trabajador tiene un horario distinto al del resto de su equipo, puede asignársele un turno propio en su calendario efectivo sin que esto afecte a los demás empleados de la sucursal.

Precio, límites y capacidad

13. ¿Cuántos empleados puedo gestionar y cuánto cuesta?

No hay un límite de empleados por plan. El plan Bronce se factura por empleado y mes, desde 2 €: el coste acompaña al tamaño real de la plantilla, sin cuota fija de entrada ni coste de implantación. Para organizaciones grandes —orientativamente a partir de 100 empleados— o con necesidades de integración, el plan Empresarial se acuerda a medida con el equipo comercial. Consulte Planes, precios y funcionalidades para el detalle.

14. ¿Puedo gestionar varias empresas desde una sola cuenta?

Sí. Una misma cuenta puede administrar varias empresas o razones sociales, con empleados, configuración y datos completamente independientes por entidad. El selector de entidad del backoffice permite cambiar entre ellas, y un mismo empleado puede pertenecer a más de una entidad.

Seguridad

15. ¿Los datos están seguros en la nube?

CheckBiz360 aplica cifrado en tránsito (TLS 1.2 o superior) y en reposo para todos los datos almacenados. El sistema utiliza autenticación multifactor para los accesos al backoffice y registros de auditoría para todas las operaciones críticas. Los servidores están alojados en infraestructura certificada con altos estándares de disponibilidad y seguridad.

16. ¿Cómo sé que los fichajes son auténticos y no los está haciendo otra persona?

CheckBiz360 combina varios mecanismos para garantizar la autenticidad de los fichajes:

• Geolocalización: el fichaje solo se acepta si el dispositivo está dentro de la geocerca de la sucursal.
• Biometría requerida: si está activada, el empleado debe autenticarse con su huella dactilar o reconocimiento facial antes de que se acepte el fichaje.
• Dispositivos de confianza: solo los dispositivos autorizados explícitamente pueden realizar fichajes.
• Detección de anomalías: el sistema identifica automáticamente patrones sospechosos, como una precisión temporal excesiva o una geolocalización estática.

Portabilidad y cambio de plataforma

17. ¿Puedo exportar todos mis datos si decido cambiar de software?

Sí. Desde el backoffice puede exportar la asistencia en PDF o Excel (XLSX) y las tareas en Excel (XLSX). La exportación del directorio de empleados está en el roadmap; mientras tanto, y para una extracción completa de todos los datos de la entidad —incluidos documentos e históricos— contacte con soporte en hola@encodebiz.com.

Usos específicos

18. ¿Se puede usar CheckBiz360 para empleados a tiempo parcial?

Sí. La plataforma gestiona correctamente empleados a tiempo parcial. Puede configurar turnos de cualquier duración y horario para cada empleado, incluyendo jornadas reducidas, turnos fraccionados o empleados que trabajan solo algunos días de la semana. Los informes y cálculos de horas se adaptan automáticamente al turno asignado de cada trabajador.

Versión de prueba y soporte incluido

19. ¿Hay una versión de prueba gratuita?

Sí. La primera suscripción de cada entidad incluye 45 días de prueba, con la plataforma completa y sin límite reducido de empleados. La prueba no vuelve a aplicarse en suscripciones posteriores de la misma entidad. Para arrancar una prueba o consultar condiciones concretas, escriba a hola@encodebiz.com.

20. ¿Qué soporte técnico está incluido en el plan?

Todos los planes incluyen acceso a este centro de ayuda (base de conocimiento), soporte por correo electrónico en hola@encodebiz.com y gestión de incidencias a través del backoffice. Los tiempos de respuesta varían según la prioridad de la incidencia: las incidencias críticas tienen cobertura 24 horas y respuesta en menos de una hora; las incidencias de prioridad baja tienen un tiempo de respuesta de hasta 24 horas hábiles. El plan Empresarial añade canales de soporte preferentes. Consulte el artículo Contactar con soporte técnico para ver la tabla completa de tiempos de respuesta.

Nota de rol

Este artículo está dirigido principalmente a Owner y a personas evaluando la plataforma antes de su contratación. También puede ser útil para Managers que quieran comprender las capacidades generales del sistema.