Crear y gestionar empleados
La gestión del equipo humano es el punto de partida de cualquier operación en CheckBiz360. Desde el backoffice, los responsables de la empresa pueden incorporar nuevos empleados, actualizar su información en cualquier momento y controlar su estado laboral a lo largo del tiempo.
Este artículo explica cómo crear un empleado desde cero, qué campos son obligatorios y cuáles opcionales, y cómo gestionar los estados que puede atravesar una persona durante su relación laboral con la organización.
Crear un nuevo empleado
Campos obligatorios
- Nombre completo — Nombre y apellidos tal como deben aparecer en los registros.
- Correo electrónico — Dirección única en la plataforma. Es el identificador del empleado y la dirección a la que se envía el acceso inicial. No puede modificarse una vez creado el perfil.
- Teléfono — Número de contacto, con prefijo internacional.
- Tipo de relación — *Interno* (plantilla) o *Colaborador* (externo, freelance o proveedor de servicios).
Pasos para crear un empleado
- Acceda al backoffice con credenciales de manager u owner.
- En el menú lateral, seleccione Empleados y pulse el botón de nuevo empleado.
- Complete los datos personales obligatorios.
- Ajuste las opciones de seguridad y los datos adicionales que necesite.
- Configure el calendario del empleado si difiere del de su sucursal.
- Guarde. El sistema crea el perfil y envía el correo de bienvenida.
- Vincule al empleado con su sucursal y asígnele allí su responsabilidad y su puesto.
Email de bienvenida automático
Al guardar el perfil, CheckBiz360 envía automáticamente un correo al empleado con las instrucciones para activar su cuenta y acceder a la app móvil. No requiere ninguna acción adicional del administrador.
Opciones de seguridad y trabajo
Tres opciones se activan o desactivan por empleado:
| Opción | Qué hace |
|---|---|
| Verificación en dos pasos (2FA) | Exige un código temporal además de la contraseña |
| Biometría requerida | El empleado debe autenticarse con huella o reconocimiento facial antes de que se acepte su fichaje |
| Trabajo remoto | Permite fichar fuera de la geocerca de la sucursal. Al activarlo, la dirección del empleado pasa a ser obligatoria, porque es la referencia con la que se valida el fichaje remoto |
Otros campos
- Documento de identidad — Útil para auditorías y exportaciones de RRHH.
- Dirección — Opcional, salvo que se active el trabajo remoto.
- Calendario del empleado — Horario propio y excepciones, cuando difieren de los de su sucursal. Si no se configura, el empleado hereda el calendario de la sucursal.
- Datos adicionales — Campos libres en formato clave/valor para información propia de su organización (número de empleado, convenio, centro de coste…).
Al vincular al empleado con una sucursal se definen además su responsabilidad en ese centro, su puesto y su tarifa horaria, esta última es la que alimenta el análisis de costes.
Estados del empleado
CheckBiz360 contempla siete estados laborales:
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Activo | El empleado trabaja con normalidad y tiene acceso a la plataforma. |
| Inactivo | El empleado no está operativo. Es el estado que se usa al finalizar la relación laboral: el perfil y su historial se conservan. |
| Vacaciones | El empleado se encuentra de vacaciones. |
| Baja médica | El empleado está de baja por enfermedad. |
| Excedencia | El empleado disfruta de una excedencia. |
| Permiso de paternidad | El empleado está en permiso de paternidad. |
| Permiso de maternidad | La empleada está en permiso de maternidad. |
Para cambiar el estado, abra el perfil del empleado, pulse Editar y seleccione el nuevo estado.
Editar los datos de un empleado
- Acceda a Empleados en el menú lateral.
- Localice al empleado con el buscador o los filtros.
- Pulse sobre su nombre para abrir el perfil.
- Seleccione Editar y realice los cambios.
- Guarde.
Los cambios surten efecto de forma inmediata. El correo electrónico es el único dato que no puede modificarse.
Desactivar frente a eliminar un empleado
Estas dos acciones tienen consecuencias muy distintas:
- Desactivar (estado *Inactivo*): el empleado pierde el acceso a la plataforma, pero todo su historial —fichajes, documentos, tareas, incidencias— se conserva íntegramente. Es la opción correcta cuando finaliza la relación laboral o cuando hay que suspender el acceso temporalmente.
- Eliminar: borra el perfil de forma permanente. Es irreversible. Reserve esta acción para casos excepcionales, como un perfil creado por error o duplicado.
Quién puede realizar estas acciones
La gestión de perfiles está disponible para manager (nivel 3) y owner (nivel 4). Supervisores y workers no tienen acceso a la gestión de perfiles de otros empleados.