Crear cuenta y configurar la entidad
Antes de que cualquier empleado pueda fichar, es necesario configurar la estructura base de su organización en CheckBiz360. Este proceso se realiza una sola vez y establece los cimientos sobre los que se construirá todo lo demás: horarios, sucursales, empleados y políticas de control.
Este artículo le guía por los cinco pasos necesarios para pasar de cero a tener su primera sucursal operativa y el primer empleado invitado a la plataforma.
Conceptos previos
Antes de comenzar, conviene tener claros tres términos que estructuran la plataforma:
- Entidad: es su empresa. Contiene la configuración global: zona horaria por defecto, festivos nacionales y políticas base que se aplican a toda la organización.
- Sucursal: es cada unidad operativa (tienda, oficina, obra, proyecto). Hereda la configuración de la entidad, pero puede tener su propia zona horaria, geocerca y festivos locales.
- Empleado: se asigna a una o varias sucursales con un rol determinado. Hereda la configuración de la entidad y la sucursal, con posibilidad de excepciones individuales.
Paso 1. Registrarse en encodebiz.com
- Acceda a encodebiz.com desde cualquier navegador.
- Haga clic en Empezar gratis o Crear cuenta.
- Introduzca su nombre, dirección de correo electrónico y contraseña.
- Acepte los términos de servicio y la política de privacidad.
- Haga clic en Crear cuenta.
- Recibirá un correo de verificación. Ábralo y haga clic en el enlace para confirmar su dirección.
Paso 2. Crear la entidad
Una vez verificada su cuenta, el sistema le guiará automáticamente por el asistente de configuración inicial. Si ya tiene acceso al backoffice, diríjase a Entidad en el menú lateral.
Rellene los siguientes campos:
| Campo | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Nombre de la empresa | Denominación comercial o razón social | Distribuciones García, S.L. |
| NIF / CIF | Identificación fiscal | B12345678 |
| Dirección fiscal | Domicilio social de la empresa | Calle Mayor, 10, Madrid |
| Zona horaria por defecto | Se aplicará a todas las sucursales salvo que se especifique otra | Europe/Madrid |
| Sector de actividad | Ayuda a personalizar las alertas y recomendaciones | Retail |
Haga clic en Guardar entidad para continuar.
Paso 3. Crear la primera sucursal
Con la entidad configurada, el siguiente paso es dar de alta al menos una sucursal. Diríjase a Sucursales > Nueva sucursal.
Rellene los campos obligatorios:
- Nombre de la sucursal: nombre interno que identifica la unidad operativa (por ejemplo, "Tienda Centro" o "Oficina Madrid").
- Dirección: dirección completa del centro. El sistema la geocodificará automáticamente para obtener las coordenadas GPS.
- Radio de geocerca (metros): distancia máxima desde la cual un empleado puede realizar un fichaje válido. El valor habitual oscila entre 50 y 200 metros en función del tamaño del centro.
- Zona horaria: si la sucursal opera en una zona horaria diferente a la de la entidad, especifíquela aquí. En caso contrario, heredará el valor por defecto.
Haga clic en Guardar sucursal.
Paso 4. Invitar al primer empleado
Con la sucursal creada, puede dar de alta al primer empleado. Diríjase a Empleados > Nuevo empleado.
- Introduzca el nombre completo, el correo electrónico y el rol (en este primer caso, seleccione Worker).
- Asigne el empleado a la sucursal que acaba de crear.
- Haga clic en Enviar invitación.
El empleado recibirá un correo electrónico con un enlace de activación y las instrucciones para descargar la app CheckBiz360.
Paso 5. Descargar la app CheckBiz360
La app CheckBiz360 está disponible de forma gratuita en las tiendas oficiales:
- iOS: App Store, buscando "CheckBiz360"
- Android: Google Play, buscando "CheckBiz360"
El empleado debe descargarla en su dispositivo antes de realizar el primer fichaje. Una vez instalada, iniciará sesión con las credenciales que recibió por correo.
Estado al finalizar estos pasos
Cuando complete este proceso, su organización tendrá:
- Una entidad configurada con su información fiscal y zona horaria.
- Una sucursal operativa con geocerca activa.
- Un empleado invitado con acceso a la app.
A partir de aquí, puede replicar el proceso para crear más sucursales e invitar al resto de su equipo, o consultar la guía de inicio rápido para hacer el primer fichaje de prueba.