Informe de cumplimiento normativo
CheckBiz360 incluye un informe específicamente diseñado para acreditar el cumplimiento de la obligación de registro de jornada establecida por el Real Decreto-ley 8/2019. Este artículo describe qué contiene ese informe, cómo generarlo y cómo utilizarlo ante una inspección de trabajo o una solicitud de acreditación.
Para qué sirve este informe
El RDL 8/2019 exige que todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena en España registren diariamente la hora de inicio y fin de la jornada de cada empleado, y que conserven esos registros durante cuatro años a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) y de los propios trabajadores.
El informe de cumplimiento normativo de CheckBiz360 responde directamente a ese requerimiento: produce un documento que contiene todos los fichajes del periodo solicitado con el nivel de detalle que la norma exige, en un formato que puede presentarse ante cualquier autoridad laboral.
Qué incluye el informe
El informe de cumplimiento normativo contiene los siguientes datos por cada registro del periodo seleccionado:
- Identificación del empleado: nombre completo y número de identificación en la plataforma.
- Fecha del registro: en formato DD/MM/AAAA.
- Timestamp de entrada: hora exacta del fichaje de inicio de jornada, con precisión de segundos.
- Timestamp de salida: hora exacta del fichaje de fin de jornada, con precisión de segundos.
- Tipo de evento: entrada ordinaria, salida ordinaria, pausa, reanudación u otro tipo de registro configurado en la entidad.
- Estado de validación: indica si el registro ha sido validado automáticamente, está pendiente de revisión o ha sido corregido manualmente.
- Trazabilidad de correcciones: si un registro fue modificado manualmente por un responsable, el informe indica quién realizó la modificación, en qué fecha y el motivo registrado.
Datos de la entidad
El encabezado del informe incluye:
- Nombre legal de la entidad.
- CIF o NIF de la empresa.
- Periodo cubierto por el informe.
- Fecha y hora de generación del informe.
Cómo generar el informe de cumplimiento
- Acceda al backoffice con un rol de Owner o Manager.
- Diríjase a la sección Informes en el menú lateral.
- Seleccione el tipo Informe de cumplimiento normativo.
- Elija el rango de fechas del periodo que desea acreditar. Para una inspección de trabajo, seleccione el periodo exacto que le haya indicado el inspector.
- Seleccione si desea el informe de todos los empleados o de un empleado concreto.
- Pulse Previsualizar para verificar que los datos son completos.
- Pulse Exportar y seleccione el formato (Excel o PDF según las indicaciones del inspector o del proceso en el que lo presente).
Formato recomendado por las autoridades laborales
La ITSS no exige un formato técnico específico, pero sí exige que el registro sea:
- Diario: cada jornada debe tener su propio registro, no agrupaciones semanales o mensuales.
- Individual: separado por empleado, no un registro agregado del equipo.
- Con timestamp preciso: hora de inicio y fin de jornada, no solo el total de horas trabajadas.
- Conservado y accesible: disponible durante cuatro años para el inspector y para el propio trabajador.
El informe de cumplimiento de CheckBiz360 cumple todos estos requisitos en su formato por defecto.
Para una inspección presencial, se recomienda imprimir el informe en PDF firmado digitalmente o presentarlo en el soporte que indique el inspector. En caso de requerimiento formal por escrito, el informe puede adjuntarse directamente al escrito de respuesta.
Periodo de conservación obligatorio
La obligación legal de conservar los registros de jornada es de cuatro años desde la fecha del registro. CheckBiz360 conserva todos los registros en su plataforma durante ese periodo mínimo sin necesidad de ninguna acción por parte de la empresa.
Acceso al empleado a sus propios registros
El RDL 8/2019 establece que los trabajadores tienen derecho a acceder a sus propios registros de jornada. En CheckBiz360, cada empleado puede consultar su historial completo de fichajes desde la app móvil en cualquier momento, sin necesidad de solicitarlo al manager. Esto satisface directamente el derecho de acceso que exige la norma.